BMF-Schreiben vom 15.10.2026: Was sich für Ihre E-Rechnung ändert

Das Wichtigste in einer Minute

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Das Video zeigt die zwei Punkte, die für die meisten Rechnungssteller zählen: Anlagen mit Hinweis und die Frage, ob ein Prüfbefund steuerlich zählt. Der Text geht alle Abschnitte des Schreibens durch und nennt bei jeder Aussage die Randnummer, damit Sie im Original beim BMF nachlesen können.

1. Die Änderungen auf einen Blick

Das Schreiben ergänzt die beiden Vorgänger vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 (Rn. 1), es ersetzt sie nicht. Wer die Grundlagen der Pflicht sucht, also wer ab wann ausstellen muss, findet sie im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2027.

2. Anlagen: was in den Anhang darf und welcher Hinweis nötig ist

Bisher war unklar, wie viel Leistungsbeschreibung in die strukturierten Daten muss. Wer acht Seiten Stundennachweis abrechnet, stand vor der Wahl, jeden Eintrag als Rechnungsposition anzulegen oder zu hoffen, dass „Beratung Oktober lt. Nachweis“ reicht. Das Schreiben zieht die Linie bei der Kontrollfunktion der Rechnung (Rn. 10).

In den strukturierten Teil gehören Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort, und zwar so eindeutig, dass sich daraus die übrigen Besteuerungsgrundlagen bestimmen lassen: Lieferung oder sonstige Leistung, Ort der Leistung, der richtige Steuersatz und ob die Leistung für das Unternehmen des Empfängers bezogen wurde (Rn. 12). Erschöpfend beschreiben müssen Sie nichts, jedes Detail ist nicht erforderlich (Rn. 11). Was darüber hinausgeht, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, darf in einen eingebetteten Anhang (Rn. 12). Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass bekommt dazu in Abschnitt 14.5 Abs. 15 einen neuen Satz 4, mit genau diesem Beispiel: Stundennachweise in einer PDF-Datei (Rn. 29).

Für die Praxis heißt das: Eine Position „IT-Beratung Projekt Lagerumzug, 42 Stunden, Oktober 2026“ trägt die Kontrollfunktion. Welche Stunde an welchem Tag anfiel, kann in der PDF-Anlage stehen. Eine Position „Leistungen lt. Angebot“ trägt sie nicht, und daran ändert auch die beste Anlage nichts.

Eingebettet heißt eingebettet

Eine Kleinigkeit im Schreiben hat Folgen. An vier Stellen im Anwendungserlass ersetzt das BMF das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“ (Rn. 29). Eine zweite PDF in derselben Mail ist damit kein Anhang der E-Rechnung. Die Datei muss in der Rechnung selbst stecken: bei ZUGFeRD als eingebettete Datei in der PDF/A-3, bei XRechnung als Base64-Objekt im XML. Wie das technisch aussieht und welche Dateitypen erlaubt sind, steht im Artikel Anhänge bei E-Rechnungen.

Der Hinweis im strukturierten Teil

Dreimal verlangt das Schreiben ausdrücklich, dass der strukturierte Teil auf die Anlage hinweist: bei Abschlägen in der Schlussrechnung (Rn. 4), beim Leistungsverzeichnis am Bau (Rn. 14) und bei den Einzelpositionen einer Bruttopreisrechnung (Rn. 19). Wie dieser Hinweis aussehen soll, sagt es nicht.

Unsere Lesart: Der Dateiname allein ist zu dünn. Jede eingebettete Datei steht in ZUGFeRD ohnehin als zusätzliches Dokument (BT-122 bis BT-125) im XML, mit Kennung und Dateinamen. Ob ein Prüfer das schon als „ausdrücklichen Hinweis“ liest, weiß heute niemand. Ein Satz in der Rechnungsnotiz (BT-22) ist es ohne jeden Zweifel. Deshalb schreibt finisma seit dem 7. November beim Einbetten je Anhang eine Notiz mit dem Betreff-Code AAI (allgemeine Information) in die Rechnung. Mit dem Dateinamen stundennachweis-2026-10.pdf und der Beschreibung „Stundennachweis Oktober 2026“ sieht das im XML so aus (zur Lesbarkeit umbrochen und gekürzt):

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>RE-2026-0412</ram:ID>
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
  …
  <ram:IncludedNote>
    <ram:Content>Eingebettete Anlage „stundennachweis-2026-10.pdf“: Stundennachweis Oktober 2026.</ram:Content>
    <ram:SubjectCode>AAI</ram:SubjectCode>
  </ram:IncludedNote>
</rsm:ExchangedDocument>

Den Schalter „Hinweis auf die Anlage in die Rechnung schreiben (empfohlen)“ gibt es je Anhang, er steht standardmäßig an. Steht in einer Notiz schon der Dateiname, etwa weil Sie selbst „siehe Anlage …“ geschrieben haben, kommt keine zweite dazu. Über die API heißt das Feld attachments[].note, im Multipart-Aufruf attachmentNote. Wer eine fremde Rechnung mit Anlage im ZUGFeRD-Viewer öffnet, bekommt einen Hinweis, wenn keine Notiz und keine Position die Datei nennt. Das ist bewusst nur ein Hinweis: Viele Anlagen sind Begleitunterlagen ohne Rechnungsangaben, für die das Schreiben nichts verlangt.

3. Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung

Zuerst eine Entwarnung für den Übergang: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie stellen, bevor für Sie die Ausstellungspflicht gilt, müssen keine E-Rechnungen sein. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (Rn. 2). Ein Handwerker, der im Dezember 2026 eine Abschlagsrechnung als normale PDF schickt und im März 2027 fertig wird, liegt richtig.

Die Schlussrechnung muss die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG). Im Datenmodell der EN 16931 gibt es dafür genau ein Feld: BT-113, den bereits gezahlten Betrag, als Summe. Das Schreiben erlaubt bis zum 30. Juni 2030 zwei Wege:

• Summe der Abschläge in BT-113, die Einzelheiten (Nummer, Datum, Entgelt und Steuer je Abschlag) als Freitext in BT-22 (Rn. 3).
• Absetzung in einer eingebetteten Anlage, die die Anforderungen nach Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt, mit ausdrücklichem Hinweis im strukturierten Teil (Rn. 4). Diese Regel stand schon im Schreiben von 2024, dort aber nur bis Ende 2027.

In finisma heißt BT-113 „Bereits gezahlt (Anzahlung)“. Deutet der Text der Ausgangs-PDF auf Abschläge hin und ist kein gezahlter Betrag erfasst, meldet sich eine Warnung. Eine Tabelle für die einzelnen Abschläge, aus der finisma den BT-22-Text selbst schreibt, gibt es noch nicht. Bis dahin ist der zweite Weg der bequemere: Aufstellung als PDF anhängen, der Hinweis kommt automatisch. Wie Abschlags- und Schlussrechnungen im Handwerk sonst ablaufen, beschreibt der Artikel E-Rechnung im Handwerk.

4. Bauleistungen: Gewerke im XML, Leistungsverzeichnis als Anlage

Das BMF räumt hier offen ein, was am Bau jeder weiß: Ein Leistungsverzeichnis mit Titeln, Untertiteln und Ordnungszahlen passt nicht in das flache Positionsmodell der EN 16931 (Rn. 13). Deshalb genügt es derzeit, im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen aufzuführen. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis kommt dann als menschenlesbare, eingebettete Anlage, auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Rn. 14).

Drei Details stecken in derselben Randnummer. Menschenlesbar heißt: Eine GAEB-Datei allein reicht nicht, es braucht eine PDF oder Ähnliches. Zusätzlich zur lesbaren Anlage darf das Leistungsverzeichnis aber als strukturierte Datei mitkommen, etwa im GAEB-Format. Und die Vertragspartner können zivilrechtlich auch einen anderen Weg vereinbaren, zum Beispiel eine Extension, die das Leistungsverzeichnis im strukturierten Teil abbildet (Rn. 14). Auf ZUGFeRD passt das Profil EXTENDED, das Unterpositionen kennt.

Das Wort „derzeit“ ist die einzige Befristung. Ein Datum nennt das Schreiben nicht.

5. Rabatte, Boni, Skonto

Jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört in die Rechnung, wenn sie nicht schon im Entgelt steckt. Steht die Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht fest, etwa bei einem Jahresbonus, muss die Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinweisen (Rn. 15). Neu ist die Erleichterung: Bei einer schriftlichen Vereinbarung genügt ein allgemeiner Hinweis wie „Es gelten die Bonusvereinbarungen aus dem Rahmenvertrag vom 12.03.2025“, sofern Sie die Unterlagen auf Nachfrage schnell vorlegen können. Ändert sich die Vereinbarung nach Rechnungsstellung, müssen Sie die Rechnung nicht berichtigen (Rn. 16).

Beim Skonto ändert sich für finisma-Rechnungen nichts. Wie Skonto strukturiert in die E-Rechnung kommt, damit das Empfangssystem den Abzug selbst rechnet, steht im Artikel Skonto in der E-Rechnung.

6. Bruttopreise: Summen statt Positionen, befristet

Die EN 16931 rechnet vom Netto aus: Menge mal Nettopreis, Summe je Steuersatz, darauf die Steuer. Wer mit Bruttopreisen arbeitet, also etwa Bücher mit Preisbindung verkauft (das Beispiel des BMF), landet beim Zurückrechnen auf Netto immer wieder bei Cent-Differenzen. Dann passen entweder die Rechenregeln der Norm oder die steuerliche Rundung nicht mehr (Rn. 18).

Weil es für XRechnung und ZUGFeRD noch kein Format mit Bruttoberechnung gibt, erlaubt das Schreiben für Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 eine Abkürzung: Im strukturierten Teil stehen nur die Entgelte je Steuersatz, der Steuersatz und der Steuerbetrag. Die Einzelpositionen kommen in eine menschenlesbare, eingebettete Anlage, aus der sich die Summen ergeben und auf die der strukturierte Teil eindeutig hinweist (Rn. 19).

Diesen Summenmodus hat finisma nicht, und wir bauen ihn auch nicht auf Verdacht. Die Regel ist auf gut ein Jahr befristet. Wir zählen zuerst, wie oft eine Erzeugung bei uns nur an Cent-Rundungen scheitert und die Preise brutto aussehen. Wenn Sie dieses Problem haben, schreiben Sie uns, das zählt mehr als jede Statistik.

7. Korrekturen

Muss eine Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden, gilt das auch für ihre Berichtigung (Rn. 20). Das BMF gibt zu, dass technisch noch nicht festgelegt ist, mit welchem Rechnungstyp eine ersetzende Berichtigung, eine kumulierende Berichtigung oder eine kaufmännische Gutschrift darzustellen ist. Steuerlich zählt allein, dass sich aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungen zusammen klar ergibt, was tatsächlich geliefert oder geleistet wurde. Unter dieser Voraussetzung ist jede praxistaugliche Korrekturart mit einem tauglichen Rechnungstyp zulässig (Rn. 21).

Neu im Anwendungserlass ist Abschnitt 14.11 Abs. 2 Satz 7: Bei E-Rechnungen darf auch der Leistungsempfänger die Rechnung per Gutschrift berichtigen oder ergänzen, wenn das vorher vereinbart war und die Gutschrift sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Rn. 29). Zur Abgrenzung von Gutschrift im Sinne der Selbstfakturierung und kaufmännischer Gutschrift (Typcode 389 gegen 381) gibt es einen eigenen Artikel: Gutschrift als E-Rechnung.

Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht, ist der Bezug. Eine Korrekturrechnung ohne Nummer und Datum der Ursprungsrechnung (BT-25, BT-26) erfüllt die Gesamtschau aus Rn. 21 kaum. finisma meldet diesen fehlenden Bezug schon heute. Einen geführten Weg „Rechnung korrigieren“, der aus der alten Rechnung die neue mit Bezug und Erklärtext baut, haben wir geplant, gebaut ist er noch nicht.

8. Geschäftsregelfehler: technisch durchgefallen, steuerlich gültig?

Diese zwei Randnummern halten wir für die wichtigsten des Schreibens, weil sie eine Frage beantworten, die uns oft erreicht: „Der Validator meldet einen Fehler. Ist meine Rechnung jetzt ungültig?“

Das BMF unterscheidet zwei Sichtweisen. Technisch ist eine Datei, die eine einzige Geschäftsregel der EN 16931 verletzt, keine EN-16931-Rechnung mehr, auch wenn die Regel eine Angabe außerhalb der Pflichtangaben betrifft (Rn. 23). Steuerlich ist das nicht maßgebend. Dort gibt es drei Stufen (Rn. 22, 23):

Dazu passt eine Änderung in Abschnitt 15.11 Abs. 3 UStAE: Fehlen Angaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 bis 8 und 10 UStG, berechtigt die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie vervollständigt ist, und zwar grundsätzlich vom Rechnungsaussteller (Rn. 29).

Welche Regel welche Pflichtangabe berührt, steht nicht im Schreiben. Es verweist auf die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD, die Pflichtangaben den Feldern der EN 16931 zuordnet (Rn. 8, 9). Wir haben daraus eine Zuordnung von Regel zu Pflichtangabe gebaut: Von 2746 Regeln in den Regelwerken unseres Validators berühren danach 293 eine Pflichtangabe. Der ZUGFeRD-Viewer zeigt seit dem 7. November unter jedem Fehler und jeder Warnung die Einordnung aus der Tabelle oben. Die Erklärung mit Beispielen steht auf der Seite E-Rechnung Fehlermeldungen.

9. Kein Bußgeld und was sonst noch drinsteht

Wer eine PDF schickt, obwohl er eine E-Rechnung hätte ausstellen müssen, begeht keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28). Manche Seiten im Netz behaupten das Gegenteil. Folgenlos bleibt die PDF trotzdem nicht: Ihr Kunde hat dann keine ordnungsgemäße Rechnung, und den Ärger darüber bekommen in der Praxis Sie.

Der Rest betrifft wenige unserer Leser, der Vollständigkeit halber:

• Massengeschäft: Wer nicht erkennen konnte, dass der Kunde Unternehmer ist, wird nicht beanstandet. Bei Dauerverträgen mit gemischter Kundschaft, etwa Energieversorgern, reicht die Klärung bei Vertragsbeginn oder -änderung (Rn. 5 bis 7).
• Öffentliche Verwaltung: Umsatzsteuerlich zählt die E-Rechnungspflicht nur, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt. Die E-Rechnungsverordnung gilt daneben, und bei Widersprüchen setzt sich die strengere Vorschrift durch (Rn. 24, 25). Für Rechnungen an Behörden siehe Leitweg-ID in der E-Rechnung.
• Gebührenbescheide: Ein Bescheid über eine öffentlich-rechtliche Abgabe kann eine Rechnung sein. Bis zum 30. Juni 2030 darf er trotzdem als sonstige Rechnung ergehen (Rn. 26, 27).

10. Ab wann das gilt

Die Grundsätze gelten für alle Umsätze ab dem 1. Januar 2025. Für E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden, gibt es aber eine Schonfrist: Entspricht die Rechnung den Schreiben von 2024 und 2025, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, dass sie die zusätzlichen Vorgaben dieses Schreibens nicht erfüllt, ausdrücklich auch nicht beim Vorsteuerabzug (Anwendungsregelung). Ab dem 1. Januar 2027 gilt das Schreiben also ohne Abstriche.

Danach laufen drei eigene Fristen: Bruttopreis-Abkürzung für Rechnungen bis 31.12.2027 (Rn. 19), Abschläge in BT-113 oder in der Anlage bis 30.06.2030 (Rn. 3, 4), Gebührenbescheide als sonstige Rechnung bis 30.06.2030 (Rn. 27). Die Bau-Regel gilt „derzeit“. Außerdem kündigt das BMF an, alles im Hinblick auf das künftige Meldesystem zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen (Rn. 1). Wir rechnen also mit einem vierten Schreiben.

11. Was finisma schon kann und was noch fehlt

Stand 8. November 2026:

Wenn Sie wissen wollen, wie eine Rechnung, die Sie bekommen haben, nach dem neuen Schreiben dasteht, ziehen Sie sie in den Viewer. Er zeigt eingebettete Anlagen, meldet fehlende Hinweise und ordnet jeden Befund ein. Ein Konto brauchen Sie dafür nicht.

12. Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Ergänzende Regelungen“. Randnummern im Text beziehen sich auf dieses Schreiben. Zuordnungstabelle Pflichtangaben zu EN 16931 bei KoSIT und FeRD. Der Artikel erklärt das Schreiben und ersetzt keine Steuerberatung. Stand 8. November 2026.