XRechnung in ZUGFeRD umwandeln: XML als lesbare PDF

Sie haben eine XRechnung als XML-Datei bekommen und brauchen eine PDF, die Menschen lesen und Programme wie DATEV verarbeiten? Laden Sie die XML hier hoch. finisma prüft die Rechnung und gibt Ihnen eine ZUGFeRD-PDF zurück: vorne die lesbare Rechnung, eingebettet Ihre Original-XML, Byte für Byte unverändert.

📄

XML-Rechnung hierher ziehen oder klicken

XRechnung oder andere EN-16931-XML (CII) · max. 15 MB · kostenlos, ohne Anmeldung

XRechnung und ZUGFeRD: dieselben Daten, zwei Formen

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 mit den deutschen Zusatzregeln der KoSIT. Sie enthält alle Rechnungsangaben als strukturierte Daten und hat kein Seitenbild. Wer sie ohne passende Software öffnet, sieht Quelltext.

ZUGFeRD verbindet beides in einer Datei: eine PDF/A-3, die die Rechnung als normales Dokument zeigt, und darin eingebettet die XML in CII-Syntax. Menschen lesen die PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die XML. Für die Umwandlung braucht es deshalb keine neuen Daten. Ihre XML kommt in die PDF, und aus ihrem Inhalt entsteht die Ansicht.

XRechnung in ZUGFeRD umwandelnLinks eine XRechnung als XML-Datei: maschinenlesbar, aber ohne Ansicht für Menschen. finisma prüft sie nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln, erzeugt daraus eine lesbare Rechnungsansicht und bettet die XML ein. Rechts das Ergebnis: eine ZUGFeRD-PDF im Format PDF/A-3 mit sichtbarer Rechnung und der unveränderten Original-XML als factur-x.xml. Geeignet für DATEV Unternehmen Online, Steuerberater und Empfänger ohne XRechnung-Software.XRechnungXML<rsm:CrossIndustryInvoice><ram:ID>RE-118</ram:ID><ram:Name>Muster GmbH<ram:LineTotalAmount>1000.00<ram:TaxTotalAmount>190.00</rsm:CrossIndustryInvoice>Maschinenlesbarohne Ansicht für Menschenfinismaprüft EN 16931 + XRechnungerzeugt die Rechnungsansichtbettet Ihre XML einZUGFeRD-PDFPDF/A-3Rechnung RE-118Muster GmbHSumme1.190,00 €sichtbar</>factur-x.xmlIhre XML,unverändertLesbar für Menschenund die XML für die SoftwareGeeignet fürDATEV Unternehmen OnlineSteuerberaterEmpfänger ohne XRechnung-SoftwareXRechnung in ZUGFeRD umwandelnLinks eine XRechnung als XML-Datei: maschinenlesbar, aber ohne Ansicht für Menschen. finisma prüft sie nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln, erzeugt daraus eine lesbare Rechnungsansicht und bettet die XML ein. Rechts das Ergebnis: eine ZUGFeRD-PDF im Format PDF/A-3 mit sichtbarer Rechnung und der unveränderten Original-XML als factur-x.xml. Geeignet für DATEV Unternehmen Online, Steuerberater und Empfänger ohne XRechnung-Software.XRechnungXML<rsm:CrossIndustryInvoice><ram:ID>RE-118</ram:ID><ram:Name>Muster GmbH<ram:LineTotalAmount>1000.00<ram:TaxTotalAmount>190.00</rsm:CrossIndustryInvoice>Maschinenlesbarohne Ansicht für Menschenfinismaprüft EN 16931 + XRechnungerzeugt die Rechnungsansichtbettet Ihre XML einZUGFeRD-PDFPDF/A-3Rechnung RE-118Muster GmbHSumme1.190,00 €sichtbar</>factur-x.xmlIhre XML,unverändertLesbar für Menschenund die XML für die SoftwareGeeignet fürDATEV Unternehmen OnlineSteuerberaterEmpfänger ohne XRechnung-Software
Die XRechnung wandert unverändert in die PDF. Dazu kommt eine Ansicht, die jedes PDF-Programm öffnet.

Wann Sie eine XRechnung in eine PDF umwandeln

Die XML ist die eigentliche E-Rechnung. Eine Umwandlung brauchen Sie, wenn auf dem weiteren Weg jemand oder etwas eine PDF erwartet.

DATEV Unternehmen Online

Der Beleg-Upload nimmt PDF-Dateien an. Wir haben eine hier erzeugte ZUGFeRD-PDF hochgeladen: DATEV hat sie angenommen und Positionen, Summen, Steueraufschlüsselung und Spezifikationskennung aus der eingebetteten XML übernommen.

Steuerberater und Buchhaltung

Wer Belege prüft und kontiert, braucht ein Dokument, das sich öffnen, lesen und drucken lässt. Die ZUGFeRD-PDF öffnet jedes PDF-Programm, die Daten bleiben für die Buchhaltungssoftware erhalten.

Empfänger ohne XRechnung-Software

Kollegen, die eine Rechnung freigeben, ein Archiv oder ein Portal, das nur PDF annimmt: Alle bekommen eine Datei, die sie ohne zusätzliches Programm öffnen.

Sie wollen eine XRechnung nur ansehen oder prüfen? Dafür reicht der ZUGFeRD-Viewer. Er zeigt auch reine XML-Rechnungen an, in CII- und in UBL-Syntax, und erzeugt keine neue Datei.

So läuft die Umwandlung ab

  1. Hochladen. Sie wählen die XML-Datei aus. Der Browser überträgt sie an unseren Server, dort laufen alle weiteren Schritte.
  2. Prüfen. Die XML wird gegen das XML-Schema, die Geschäftsregeln der EN 16931 und, bei einer XRechnung, gegen die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft.
  3. Ansicht erzeugen. Aus den Rechnungsdaten entsteht eine lesbare Rechnung mit Parteien, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen und Zahlungsangaben. Lange Rechnungen laufen über mehrere Seiten, der Tabellenkopf steht auf jeder Seite.
  4. Einbetten. Ihre Original-XML kommt als factur-x.xml in die PDF/A-3.
  5. Gegenprüfen. Die fertige ZUGFeRD-PDF wird noch einmal geprüft. Fällt diese Prüfung durch, gibt es keinen Download.
  6. Herunterladen. Sie speichern die PDF und geben sie weiter.

Ihre Original-XML bleibt Byte für Byte erhalten

Die eingebettete XML ist Ihre hochgeladene Datei, Byte für Byte. finisma erzeugt sie nicht aus gelesenen Daten neu. Bei einer Neuerzeugung könnte jedes Feld verloren gehen, das unser Datenmodell nicht kennt. Maßgeblich bleibt die Rechnung, die der Absender erstellt hat.

Auch die Spezifikationskennung bleibt erhalten: Eine XRechnung bleibt eine XRechnung, sie steckt jetzt in einer PDF. Anhänge, die der Absender in die XML eingebettet hat, etwa ein Stundennachweis, bleiben in der XML und stehen in der Ansicht in einer eigenen Liste.

Wenn die XRechnung Fehler enthält

Ist die XML nicht normkonform, entsteht keine PDF. Sie sehen stattdessen die Befunde mit ihren Regelnummern, zum Beispiel BR-DE-15, wenn die Käuferreferenz fehlt. Eine fehlerhafte Rechnung in eine PDF zu verpacken, würde den Fehler nur verdecken, bis der Empfänger oder DATEV ihn findet. Korrigieren muss ihn der Absender. Was die einzelnen Regeln bedeuten, erklärt das Glossar der E-Rechnung-Fehlermeldungen.

Eine zweite Fehlerart betrifft die Datei selbst. Entspricht sie nicht dem XML-Schema, wurde sie oft beim Speichern aus einem Programm oder dem Browser heraus verändert. Dann hilft die Originaldatei, so wie sie beim Absender entstanden ist.

Welche Dateien umgewandelt werden

  • XRechnung in CII-Syntax (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Geprüft wird nach den aktuellen XRechnung-Regeln. Eine Datei nach einer älteren XRechnung-Version kann daran scheitern.
  • Andere Rechnungen nach EN 16931 in CII-Syntax, bis 15 MB je Datei.
  • Nicht möglich: XRechnung in UBL-Syntax. ZUGFeRD kann nur CII einbetten. Wir lehnen UBL deshalb ab, statt eine Datei zu bauen, die als E-Rechnung nicht gilt.
  • PDF-Rechnungen ohne XML gehören in den Konverter auf der Startseite. Er arbeitet in die andere Richtung: Er liest die PDF und erzeugt daraus die strukturierten Daten.

Das Ergebnis ist eine PDF/A-3 im Format ZUGFeRD/Factur-X. In ihren Metadaten trägt sie das Profil EN 16931. Die kostenlose Fassung hat auf der ersten Seite das finisma-Prüfsiegel. Ohne Siegel gibt es sie mit Abo oder für 1 Credit.

Was mit Ihren Daten passiert

Die Umwandlung läuft auf unseren Servern in Deutschland. Ihr Browser lädt die XML hoch und die fertige PDF herunter, mehr passiert dort nicht. Prüfung, Ansicht und Einbettung erledigen Dienste von finisma ohne KI und ohne externe Dienstleister.

Hochgeladene XML und fertige PDF löschen wir automatisch 5 Minuten nach der letzten Aktivität. Läuft ein Bezahlvorgang, verlängert sich die Frist auf bis zu 15 Minuten. In der Datenbank bleibt eine anonymisierte Kopie der Rechnungsdaten ohne Namen, Anschriften, USt-IdNr., Rechnungsnummer und IBAN. Unsere Besucherstatistik erfährt nur die Dateigröße. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Original aufbewahren: Die ZUGFeRD-PDF ist eine Kopie für Upload und Weitergabe. Bewahren Sie die empfangene XRechnung unverändert im Originalformat auf. finisma archiviert keine Rechnungen.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung in eine PDF umwandeln?

Ja. Laden Sie die XML-Datei oben hoch, Sie bekommen eine ZUGFeRD-PDF zurück. Sie zeigt die Rechnung lesbar an und enthält Ihre Original-XML unverändert. Eine reine PDF ohne XML wäre keine E-Rechnung mehr. Die ZUGFeRD-PDF behält die strukturierten Daten und bleibt damit eine.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei mit deutschen Zusatzregeln, in CII- oder UBL-Syntax, und hat kein Seitenbild. ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit sichtbarer Rechnung und eingebetteter XML in CII-Syntax. Eine ZUGFeRD-PDF kann eine XRechnung als XML enthalten. Genau diese Datei entsteht hier.

Ist die ZUGFeRD-PDF noch eine gültige E-Rechnung?

Bei ZUGFeRD zählt die eingebettete XML. Das ist Ihre unveränderte XRechnung, die vor der Umwandlung gegen das XML-Schema, die EN 16931 und die XRechnung-Regeln geprüft wurde. Die fertige PDF wird vor dem Download ein zweites Mal geprüft. Fällt diese Prüfung durch, gibt es keinen Download.

Nimmt DATEV Unternehmen Online die Datei an?

Wir haben eine mit diesem Werkzeug erzeugte Datei in DATEV Unternehmen Online hochgeladen. DATEV hat sie angenommen und Positionen, Summen, Steueraufschlüsselung und Spezifikationskennung aus der eingebetteten XML übernommen.

Muss ich die originale XRechnung trotzdem aufbewahren?

Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt für die Rechnung im Format, in dem sie eingegangen ist. Bewahren Sie die empfangene XML-Datei unverändert auf. Die ZUGFeRD-PDF ist eine Kopie für Upload und Weitergabe und ersetzt das Original nicht. finisma archiviert keine Rechnungen.

Warum wird meine XRechnung abgelehnt?

Es gibt drei Gründe. Erstens verletzt die Rechnung eine Geschäftsregel, etwa BR-DE-15 bei fehlender Käuferreferenz. Dann sehen Sie die Regelnummern, und der Absender muss die Rechnung korrigieren. Zweitens entspricht die Datei nicht dem XML-Schema. Das passiert oft, wenn sie aus einem Programm oder dem Browser heraus gespeichert wurde. Nehmen Sie dann die Originaldatei. Drittens liegt die Rechnung in UBL-Syntax vor, die ZUGFeRD nicht einbetten kann.

Geht das auch mit einer XRechnung in UBL-Syntax?

Nein. ZUGFeRD bettet nur XML in CII-Syntax ein. Eine UBL-Rechnung lehnen wir ab, weil die PDF sonst als E-Rechnung nicht gelten würde. Ansehen und prüfen können Sie eine UBL-XRechnung im ZUGFeRD-Viewer.

Was kostet die Umwandlung?

Umwandlung und Download sind kostenlos und ohne Anmeldung. Die kostenlose Datei trägt auf der ersten Seite das finisma-Prüfsiegel. Ohne Siegel bekommen Sie sie mit Abo oder für 1 Credit (10 € zzgl. MwSt. für 25 Rechnungen, kostenloses Konto nötig).

Wird die XML in meinem Browser verarbeitet?

Nein. Der Browser lädt die Datei auf unseren Server in Deutschland hoch, dort laufen Prüfung, Ansicht und Einbettung. Dabei ist keine KI und kein externer Dienstleister beteiligt. Hochgeladene XML und fertige PDF werden 5 Minuten nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht.

Weiterlesen