ZUGFeRD-PDF prüfen: was unser Viewer aus der eingebetteten XML zeigt

1. Wann Sie den Viewer brauchen

Drei Situationen kommen in der Praxis am häufigsten vor:

• Eingangsprüfung. Sie erhalten von einem Lieferanten eine PDF, die behauptet, eine E-Rechnung zu sein. Bevor Sie sie weiterverarbeiten, wollen Sie wissen: steckt wirklich eine XML drin und welche Daten enthält sie?
• Ausgangskontrolle. Sie haben gerade eine ZUGFeRD-PDF aus Ihrer Software erzeugt. Bevor Sie sie an einen großen Kunden schicken, kontrollieren Sie kurz, ob alle Pflicht­felder richtig befüllt sind und die Summen stimmen.
• Fehlersuche. Eine bestimmte Rechnung wird vom Buchhaltungssystem abgelehnt. Mit dem Viewer sehen Sie sofort, ob der Fehler in der PDF-Struktur, in einem fehlenden Marker oder im Inhalt der XML liegt.

In allen drei Fällen reicht ein Drag-and-Drop. Sie brauchen weder ein Konto noch eine Installation.

2. Was strukturell geprüft wird

Die Strukturprüfung beantwortet eine Frage: Ist diese PDF technisch eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung? Sechs Prüfpunkte stehen im Ergebnisblock direkt unter dem Hochladen:

Werden alle Punkte bestanden, färbt sich der Ergebnisblock grün. Fehlt etwas, sehen Sie sofort welcher Punkt es war.

3. Welche Felder aus der XML kommen

Sobald eine XML gefunden wurde, parst der Viewer sie und stellt die Rechnung im gewohnten Brief-Layout dar:

• Kopf: Dokumenttyp (Handelsrechnung, Gutschrift, Korrekturrechnung), Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit.
• Referenzen: Käuferreferenz, Bestellnummer des Käufers, Auftragsnummer des Verkäufers, Vertragsnummer, Kostenstelle. Diese Felder sind in B2B-Workflows oft die entscheidenden Schlüssel.
• Verkäufer und Käufer: Name, Anschrift (inklusive Land), USt-IdNr. und nationale Steuernummer, Ansprechpartner mit E-Mail und Telefon, wenn vorhanden.
• Zahlungsempfänger: Wenn die Rechnung einen abweichenden Empfänger nennt (Factoring, Konzern­verrechnung), wird der gesondert ausgewiesen.
• Positionen: Bezeichnung, Zusatzbeschreibung, Artikelnummer des Verkäufers, Artikelnummer des Käufers, GTIN, Menge mit Einheit (HUR wird zu Std., C62 zu Stk., MTK zu m² und so weiter), Einzelpreis, USt-Satz und Positionssumme netto.
• Summen: Netto, USt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Brutto, bereits gezahlte Beträge, Restbetrag.
• Zahlung: Zahlungsart als Klartext (SEPA-Über­weisung, Lastschrift, Scheck), IBAN, BIC, Verwendungszweck, Zahlungsbedingungen im Volltext.

4. Anmerkungen aus dem IncludedNote-Feld

ZUGFeRD lässt zu, dass eine Rechnung beliebige Anmerkungen mit sich führt, die nicht in andere Felder passen: Erstellungshinweise, Hinweise auf Skonto, Pflicht­angaben nach § 14 UStG, Hinweise auf Reverse-Charge oder Steuerbefreiungen. Diese Notes haben einen optionalen SubjectCode nach UNCL 4451 (AAI für allgemein, REG für regulatorisch, TXD für Steuerinformation, PMD für Zahlungs­bedingungen).

Der Viewer listet alle Anmerkungen am Ende des Rechnungs­blocks und zeigt den SubjectCode klein dahinter an. Sie sehen also auf einen Blick, was der Rechnungs­steller technisch als „nur ein Hinweis" markiert hat und was als steuerrelevant. Unser eigener Konverter trägt dort den Hinweis „Erstellt mit finisma.de" mit dem Code AAI ein. Bei Rechnungen aus DATEV, lexware oder Branchen­software steht an dieser Stelle oft der Skontosatz oder ein Verweis auf die zugrunde liegende Bestellung.

5. Was der Viewer bewusst nicht macht

Ehrlichkeit bei den Grenzen ist wichtiger als ein verkäuferisches „alles in einem":

• Kein vollständiger EN-16931-Business-Rules-Check. Der Viewer prüft Struktur und zeigt Inhalte. Eine echte Geschäftsregel­prüfung (BR-CO-, BR-DE-, BR-FX-Regeln) braucht einen separaten Validator. Unser Konverter führt diese Prüfung bei der Umwandlung mit aus.
• Keine grafische Darstellung des Original-PDF. Wir zeigen die Daten aus der XML, nicht das Bild der Rechnung. Beides gleichzeitig öffnen Sie am einfachsten in zwei Tabs.
• Kein XRechnung-Support. Eine reine XRechnung-XML hat keinen PDF-Container und folgt teilweise einem anderen Schema. Dafür brauchen wir ein eigenes Tool. Es kommt.
• Keine Garantie auf fachliche Korrektheit. Die Anzeige beruht auf dem, was im XML steht. Wenn der Aussteller die Summen falsch gerechnet hat, sehen Sie die falschen Summen. Der Viewer prüft die Struktur und gibt Ihnen die Daten zurück.

6. Was mit Ihrer Datei passiert

Nichts. Genauer: Die hochgeladene PDF wird im Speicher unseres Servers in Deutschland geparst, der Ergebnisblock geht an Ihren Browser zurück, und die Datei wird verworfen. Kein Datenbank­eintrag, keine Zwischen­datei, kein Logging mit Inhalts­daten. Anders als beim Konverter kommt auch keine KI ins Spiel, weil die Daten in der XML schon strukturiert vorliegen.

Wenn Sie Rechnungs­inhalte besonders schützen müssen (etwa Personal­abrechnungen oder Mandanten­daten), ist das hier eine der wenigen Online-Optionen, bei denen der Inhalt den Server nicht überdauert. Details stehen in unserer Datenschutz­erklärung.

7. Häufige Fragen