E-Rechnung für Handwerker: Was sich für kleine Betriebe ändert

1. Wer betroffen ist

Jeder Handwerksbetrieb, der Rechnungen an andere Unternehmen stellt. Auch der Einzelmeister. Auch der GmbH-Betrieb mit drei Angestellten. Die Rechtsform spielt keine Rolle, die Größe auch nicht.

Privatkunden sind ausgenommen. Wenn Sie ausschließlich für Privathaushalte arbeiten (typisch bei Bad-Sanierern, Heizungsbauern oder Malern im Privatkundengeschäft), bleibt für Sie alles beim Alten. Sobald aber ein einziger gewerblicher Kunde dabei ist, etwa eine Hausverwaltung, ein Bauträger oder eine andere Firma, gelten für diese Rechnungen die neuen Regeln.

2. Die Fristen im Klartext

Drei Daten müssen Sie kennen:

3. Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine PDF reicht nicht. Auch nicht eine schön gestaltete PDF mit Logo und Stempel.

Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält eine strukturierte XML-Datei. In dieser XML-Datei stehen alle Rechnungspositionen so, dass die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden sie automatisch einlesen kann. Niemand muss etwas abtippen.

Zwei Formate sind zulässig:

Für den Handwerksalltag ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Sie können die Rechnung wie gewohnt verschicken, und der Kunde sieht sie wie früher.

4. Was die großen Branchenlösungen kosten

Es gibt fertige Handwerker-Software, die das alles abdeckt. Bekannte Namen:

• Streit V.1: Branchen-ERP für mittelgroße Handwerksbetriebe
• TopKontor Handwerk: Klassische Handwerker-Suite
• M-SOFT Handwerk: Branchenlösung mit Zeiterfassung und Kalkulation
• OpenHandwerk: Cloud-basiert, mobilfähig
• Baufaktura, KWP, BauSU, Sander & Doll: alle mit eigenen E-Rechnungs-Modulen

Diese Lösungen sind gut, wenn Sie ohnehin Kalkulation, Aufmaß, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System abbilden wollen. Die Preise liegen typisch zwischen 40 und 250 Euro pro Monat pro Arbeitsplatz. Dazu kommt oft ein Einrichtungspaket im vierstelligen Bereich.

5. Drei Wege für kleine Betriebe

Weg 1: Bisherige Word- oder Excel-Vorlage plus Online-Konverter

Sie schreiben Ihre Rechnung weiter in Word, Excel oder Ihrer bisherigen Vorlage. Die PDF, die dabei rauskommt, ziehen Sie in einen Online-Konverter wie finisma. Heraus kommt eine ZUGFeRD-PDF, die Sie an den Kunden schicken.

Vorteil: kein neues Tool, kein Abo, kein Lernen.
Nachteil: pro Rechnung ein zusätzlicher Schritt. Bei zehn Rechnungen im Monat kostet Sie das etwa eine Viertelstunde.

Weg 2: Günstige Cloud-Buchhaltung

Tools wie lexware Office, sevdesk oder BuchhaltungsButler kosten zwischen 10 und 30 Euro pro Monat. Sie erfassen Rechnungen direkt im Browser und exportieren sofort als ZUGFeRD oder XRechnung. Buchungssätze, Umsatzsteuervoranmeldung und GoBD-konforme Archivierung sind enthalten.

Vorteil: alles in einem Tool, automatische Archivierung, Schnittstelle zum Steuerberater.
Nachteil: Sie müssen Ihren bisherigen Rechnungsprozess umstellen und sich in neue Software einarbeiten.

Weg 3: Schlanke Handwerker-Software ohne Vollausstattung

Anbieter wie Tasper, HERO oder Wiki-Tool richten sich speziell an kleine Handwerksbetriebe. Aufmaß, Angebot, Rechnung, E-Rechnung. Preise typisch 15 bis 50 Euro pro Monat. Eine eigene Buchhaltung ist nicht enthalten, dafür eine Schnittstelle zum Steuerberater.

Vorteil: branchennah, mobilfähig auf der Baustelle.
Nachteil: ein weiteres Login, ein weiteres Abo.

6. Was Sie als Empfänger tun müssen

Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen: Sie müssen sie bereits heute empfangen können.

Praktisch heißt das:

• Eine E-Mail-Adresse, an der Sie ZUGFeRD-PDFs entgegennehmen
• Eine Stelle, an der Sie die Originaldateien zehn Jahre revisionssicher aufbewahren
• Die Möglichkeit, den XML-Inhalt zu prüfen, falls die PDF unleserlich oder zweifelhaft ist

Schickt Ihr Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD-PDF, öffnen und drucken Sie diese wie gewohnt. Das XML im Hintergrund stört nicht. Wichtig ist: archivieren Sie die Originaldatei, nicht den Ausdruck.

Eine XRechnung als reine XML-Datei können Sie nicht direkt öffnen. Dafür brauchen Sie einen Viewer. Kostenlose Viewer gibt es vom Bund (XRechnung Visualizer der KoSIT) oder als Online-Tool von verschiedenen Anbietern.

7. Archivierung: das wird oft vergessen

Eine E-Rechnung muss zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet:

• Im Original-Format (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML), kein Ausdruck und keine konvertierte Kopie
• Unveränderbar
• Auffindbar
• Lesbar bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

Wenn Sie Rechnungen heute in einem Ordner auf der Festplatte sammeln, reicht das in der Regel nicht. Die GoBD verlangt ein Verfahren, das nachweisbar manipulationssicher ist.

Praktisch heißt das: ein DMS (Dokumentenmanagement-System) oder die Archiv-Funktion einer ordentlichen Buchhaltungssoftware. Viele kleine Betriebe übergeben die Aufgabe schlicht ihrem Steuerberater.

Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, ist DATEV Unternehmen online der naheliegende Weg. Sie laden Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen dort hoch (per Browser, Mobil-App oder E-Mail-Eingang), die Archivierung erfolgt GoBD-konform, und Ihr Steuerberater kann direkt darauf zugreifen. Sprechen Sie ihn an: Die Freischaltung erfolgt über die Kanzlei, die monatlichen Kosten sind in der Regel überschaubar und werden oft im Beratungsmandat mit abgerechnet.

8. Was Sie diese Woche tun sollten

Wenn Sie heute noch nichts vorbereitet haben, sind das die fünf nächsten Schritte:

1. Mit dem Steuerberater sprechen. Fragen Sie, welche Lösung er empfiehlt und ob er bestimmte Tools direkt anbinden kann.
2. Vorjahresumsatz prüfen. Liegt er über 800.000 Euro, müssen Sie Anfang 2027 fertig sein.
3. Bei den fünf größten Geschäftskunden nachfragen, in welchem Format sie ab 2027 Rechnungen erwarten.
4. Einen der drei Wege wählen. Für den Anfang reicht ein Online-Konverter.
5. Eine Pilotphase starten. Schicken Sie einem Kunden, der bereits bereit ist, eine ZUGFeRD-Rechnung. Prüfen Sie, ob alles ankommt.

9. Häufige Fragen