E-Rechnung Beispiele: valide und nicht valide Dokumente erkennen
Wer nach E-Rechnung Beispielen sucht, will meist eine einfache Frage beantwortet haben: Zählt dieses Dokument als echte E-Rechnung oder nicht? Die Antwort hängt nicht davon ab, wie die Rechnung aussieht, sondern was in ihr steckt. Dieser Artikel zeigt valide und nicht valide Beispiele nebeneinander und die drei Merkmale, an denen Sie jedes Beispiel in Sekunden selbst einordnen.
Beispiele zum Download
Fünf Beispiele zum Herunterladen: eine gültige E-Rechnung und vier, die aus je einem typischen Grund durchfallen. Laden Sie sie in den Viewer, dann sehen Sie bei jeder Datei genau, was passt und was fehlt.
| Beispiel | Prüfergebnis | Download |
|---|---|---|
| Gültige E-Rechnung (ZUGFeRD) PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Profil EN 16931. Mit finisma-Prüfsiegel. | ✓ Valide | |
| Reine PDF ohne XML Dieselbe Rechnung, aber ohne strukturierten Datensatz. | ✕ Kein XML | |
| USt-IdNr. des Verkäufers fehlt ZUGFeRD mit XML, aber ohne Steuerregistrierung des Verkäufers. | ✕ Ungültig · BR-CO-26 | |
| Reverse Charge ohne Empfänger-USt-IdNr. Steuerkategorie AE, aber die USt-IdNr. des Käufers fehlt. | ✕ Ungültig · BR-AE-02 | |
| Kein PDF/A (auf PDF 1.6 zurückgestuft) XML ist vorhanden, aber der Container ist kein PDF/A-3. | ✕ Ungültig · kein PDF/A |
1. Was ein E-Rechnungs-Beispiel valide macht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Genau das trennt ein valides Beispiel von einem nicht validen: nicht das Aussehen, sondern die maschinenlesbaren Daten im Hintergrund. Eine Rechnung, die nur als Bild oder als Fließtext vorliegt, kann ein Buchhaltungssystem nicht automatisch auslesen, prüfen und verbuchen. Ein strukturierter Datensatz kann es.
In Deutschland gibt es zwei zulässige Ausprägungen, die beide der EN 16931 folgen:
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält keinen sichtbaren Beleg, nur die Daten. Behörden verlangen dieses Format, deshalb gehört zu vielen XRechnungen auch eine Leitweg-ID.
- ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X) ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Sie sehen eine ganz normale PDF-Rechnung, im Inneren steckt zusätzlich der maschinenlesbare Datensatz. Dieses Hybridformat ist im B2B-Bereich am weitesten verbreitet.
Beide sind gültige Beispiele für eine E-Rechnung, weil sie das strukturierte XML nach EN 16931 mitführen. Alles andere, was gleich folgt, ist es nicht.
2. Beispiele einer gültigen E-Rechnung
Das aussagekräftigste Beispiel ist der Blick ins XML selbst. So sieht ein Ausschnitt aus einer gültigen ZUGFeRD- oder XRechnung im CII-Format (Cross Industry Invoice) aus, hier die Kopfdaten und eine Rechnungsposition, stark gekürzt:
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>RE-2026-0815</ram:ID> <!-- BT-1 Rechnungsnummer -->
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <!-- BT-3 380 = Rechnung -->
<ram:IssueDateTime>20260824</ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>
...
<ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
<ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:Name>Beratungsleistung</ram:Name>
</ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
<ram:NetPriceProductTradePrice>
<ram:ChargeAmount>90.00</ram:ChargeAmount>
</ram:NetPriceProductTradePrice>
</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
<ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
<ram:BilledQuantity unitCode="HUR">8</ram:BilledQuantity> <!-- HUR = Stunde -->
</ram:SpecifiedLineTradeDelivery>
<ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
<ram:ApplicableTradeTax>
<ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode> <!-- S = Regelsteuersatz -->
<ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent>
</ram:ApplicableTradeTax>
</ram:SpecifiedLineTradeSettlement>
</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>Jedes Feld trägt einen Business Term (BT-1, BT-3, …) aus der Norm. Ein Programm liest daraus Rechnungsnummer, Betrag, Menge, Einheit und Steuersatz aus, ohne dass jemand etwas abtippt. Bei XRechnung liegt genau dieses XML als eigene Datei vor, bei ZUGFeRD steckt es eingebettet in der PDF. Sichtbar identisch, technisch der gleiche valide Kern.
3. Beispiele, die keine E-Rechnung sind
Diese Dokumente werden im Alltag oft für E-Rechnungen gehalten, sind es aber nicht, weil ihnen der strukturierte Datensatz nach EN 16931 fehlt:
| Beispiel | Warum es keine E-Rechnung ist |
|---|---|
| PDF aus Word oder dem Rechnungsprogramm | Menschenlesbares Bild ohne eingebettetes XML. Rechtlich eine sonstige Rechnung, gleichgestellt mit Papier. |
| Eingescannte oder abfotografierte Rechnung | Ein Pixelbild, oft in einer PDF verpackt. Ohne Texterkennung nicht einmal durchsuchbar, erst recht nicht strukturiert. |
| Word- oder Excel-Datei (.docx, .xlsx) | Ein Bearbeitungsformat, kein normkonformer Rechnungsdatensatz. Auch eine schön formatierte Vorlage bleibt außen vor. |
| Rechnung im E-Mail-Text | Fließtext ohne Struktur. Der Versandweg E-Mail macht aus keiner Rechnung eine E-Rechnung. |
| Foto der Rechnung im Chat oder Messenger | Reines Bild, dazu meist komprimiert. Für die Buchhaltung nicht verwertbar. |
| ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL | Enthält XML, aber ohne Positionen. Nur ein Buchungshilfe-Auszug, keine vollwertige E-Rechnung nach der Pflicht. |
Der wichtigste Merksatz aus dieser Liste: Eine PDF allein ist nie eine E-Rechnung, egal wie professionell sie aussieht. Warum eine PDF-Rechnung trotz sauberem Layout durchfällt, steht ausführlich im Pflicht-Guide zur E-Rechnung ab 2027.
4. Sechs Rechnungen im Schnelltest
Die folgende Tabelle stellt konkrete Alltagsfälle nebeneinander. Das Muster dahinter ist immer dasselbe: Entscheidend ist der eingebettete Datensatz, nicht der Absender, das Layout oder der Kanal.
| Das Beispiel | Valide? | Grund |
|---|---|---|
| XRechnung an eine Behörde mit Leitweg-ID | Ja | Reines XML nach EN 16931. |
| ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 vom Lieferanten | Ja | PDF mit eingebettetem, normkonformem XML. |
| Schön gestaltete PDF aus dem Rechnungstool | Nein | Kein XML eingebettet, nur ein Bild der Rechnung. |
| Gleiche PDF, aber als E-Mail-Anhang verschickt | Nein | Der Versandweg ändert das Format nicht. |
| Gescanntes Papier, als PDF gespeichert | Nein | Pixelbild ohne strukturierte Daten. |
| ZUGFeRD-PDF, aber nur im Profil MINIMUM | Nein | XML ohne Positionen, nicht vollwertig. |
5. Woran Sie ein valides Beispiel im Detail erkennen
Drei Prüfungen reichen, um jedes Beispiel sicher einzuordnen. Sie entsprechen genau den Punkten, die auch ein Validator abarbeitet.
- Ist ein strukturiertes XML vorhanden? Bei XRechnung ist die Datei selbst XML (Endung
.xml). Bei ZUGFeRD steckt eine eingebettete Datei in der PDF, meistfactur-x.xmloderzugferd-invoice.xml. Fehlt beides, ist das Beispiel keine E-Rechnung. - Stimmt das Profil? Im XML steht der Profilkennzeichen (die
GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter). Er muss auf EN 16931 oder ein höheres Profil verweisen. MINIMUM und BASIC WL fallen durch. - Sind die Pflichtfelder und Geschäftsregeln erfüllt? Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer- und Käuferdaten, Steuerkategorie und Beträge müssen vorhanden und in sich stimmig sein. Die EN 16931 prüft das über hunderte Geschäftsregeln mit dem Kürzel
BR-…, etwa BR-16 (mindestens eine Rechnungsposition) oder die BR-CO-Regeln für die Summenlogik.
Von Hand ist das mühsam, ein Viewer erledigt alle drei Schritte auf einmal. Er öffnet die eingebettete XML, zeigt das Profil und die Feldwerte und meldet fehlgeschlagene Regeln. Genau dafür gibt es den ZUGFeRD-Viewer; wie er im Detail funktioniert, beschreibt der Artikel ZUGFeRD-PDF online prüfen.
6. Offizielle Referenzdateien für Entwickler
Die Beispiele oben in der Tabelle decken die typischen Fälle aus der Praxis ab. Wer geprüfte Referenzdateien für die Entwicklung einer Schnittstelle braucht, findet sie zusätzlich bei den Stellen hinter den Formaten: Die KoSIT pflegt für XRechnung ein öffentliches Test-Repository, der Verband FeRD veröffentlicht zu jedem ZUGFeRD-Profil ein Beispiel-PDF. Beide decken auch Sonderfälle wie Gutschriften oder Reverse Charge ab und liegen als vollständige Sammlung vor, nicht als Einzeldateien.
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7. Häufige Fragen zu E-Rechnung Beispielen
Die wichtigsten Antworten kompakt. Steuerliche Einzelfälle klärt der Steuerberater; dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Wie sieht ein Beispiel für eine gültige E-Rechnung aus?+
Eine gültige E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931. Es gibt zwei Ausprägungen: XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X) ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Für das menschliche Auge sieht ZUGFeRD aus wie eine normale PDF, der Unterschied steckt im eingebetteten Rechnungs-XML.
Ist eine PDF-Rechnung ein Beispiel für eine E-Rechnung?+
Nein. Eine PDF ohne eingebettetes XML ist rechtlich eine sonstige Rechnung, gleichgestellt mit einer Papierrechnung. Sie ist menschenlesbar, aber nicht maschinenlesbar und erfüllt die Vorgaben der EN 16931 nicht. Erst ZUGFeRD, also eine PDF mit eingebettetem, normkonformem XML, macht daraus eine echte E-Rechnung.
Woran erkenne ich, ob ein E-Rechnungs-Beispiel valide ist?+
Drei Prüfungen genügen: Erstens muss die Datei ein strukturiertes XML enthalten, bei ZUGFeRD eingebettet in eine PDF/A-3. Zweitens muss das Format ein zulässiges Profil nach EN 16931 tragen, bei ZUGFeRD mindestens EN 16931 (Comfort). Drittens müssen die Pflichtfelder gefüllt und die Geschäftsregeln (BR-…) eingehalten sein. Ein Viewer oder ein Validator prüft alle drei Punkte in Sekunden.
Zählt jedes ZUGFeRD-Beispiel als gültige E-Rechnung?+
Nein. ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nur einen Auszug der Rechnungsdaten ohne Positionen und gelten deshalb nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Erst ab dem Profil EN 16931 (Comfort) und höher, etwa Extended oder das XRECHNUNG-Profil, ist das Beispiel normkonform.
Wo finde ich offizielle Beispieldateien für XRechnung und ZUGFeRD?+
Die KoSIT stellt für XRechnung Testdateien in einem öffentlichen Repository bereit, der Verband FeRD veröffentlicht Beispiel-PDFs zu jedem ZUGFeRD-Profil. Beide sind für Entwickler gedacht. Wer nur prüfen will, ob die eigene Rechnung valide ist, lädt sie einfach in einen Viewer oder wandelt eine vorhandene PDF um.
Ist eine per E-Mail verschickte Rechnung automatisch eine E-Rechnung?+
Nein. Entscheidend ist das Format, nicht der Versandweg. Eine PDF im E-Mail-Anhang bleibt eine PDF, auch der Rechnungstext direkt im Mailtext ist keine E-Rechnung. Erst der strukturierte Datensatz nach EN 16931 macht den Unterschied, unabhängig davon, ob er per E-Mail, Portal oder Schnittstelle ankommt.
Kann ich aus meinem PDF-Beispiel eine gültige E-Rechnung machen?+
Ja. Wenn die PDF alle Pflichtangaben enthält, liest finisma die Daten aus, erzeugt das EN-16931-XML und bettet es als ZUGFeRD in die PDF ein. Aus einem nicht validen Beispiel wird so ein valides, ohne dass Sie die Rechnung neu tippen müssen.
Quellen und weiterführende Informationen
- KoSIT: XRechnung-Standard und Testdateien
- FeRD: ZUGFeRD-Profile und Beispiel-PDFs
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen und E-Rechnungspflicht
- EN 16931-1: Semantisches Datenmodell, Business Terms (BT) und Geschäftsregeln (BR)