Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger, Lieferadresse: wer gehört wohin in der E-Rechnung?

Die Kurzfassung

Die Faustregel: In den Käufer-Block gehört, wer den Auftrag erteilt hat. Wer nur die Post öffnet, steht als c/o-Zeile darunter.

1. Der Leistungsempfänger ist der Käufer

Das Umsatzsteuergesetz verlangt auf jeder Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Leistungsempfänger ist, wer aus dem Vertrag berechtigt und verpflichtet ist (Abschnitt 15.2b Abs. 1 UStAE). Das ist in der Regel, wer bestellt hat und bezahlen muss. Wer die Rechnung nur bucht oder überweist, wird dadurch nicht zum Leistungsempfänger.

In der Norm EN 16931, auf der ZUGFeRD und XRechnung aufbauen, heißt diese Partei Käufer (BG-7, englisch Buyer). Ihr Name steht in BT-44, die Anschrift in der Gruppe BG-8. Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist ausdrücklich geregelt, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen müssen; ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 Sätze 4 und 5 UStAE). Ein Satz wie „Leistungsempfänger: …“ im PDF oder in einer Notiz reicht also nicht, wenn im Käufer-Block jemand anderes steht.

Daran hängt der Vorsteuerabzug. Steht die Holding als Käufer in der Rechnung, die Leistung hat aber die Tochter bestellt, kann keine der beiden Firmen sauber die Vorsteuer ziehen: Die Tochter ist nicht genannt, die Holding hat nichts bezogen.

Welche Anschrift genügt

Bei der Anschrift ist die Verwaltung großzügig. Abschnitt 14.5 Abs. 2 UStAE lässt jede Anschrift gelten, unter der der Leistungsempfänger erreichbar ist: ein Postfach, eine Großkundenadresse oder eine c/o-Anschrift. Hat er eine Zweigniederlassung oder Betriebsstätte, darf auch deren Anschrift auf der Rechnung stehen (Abs. 4). Ältere Merkblätter sagen noch, c/o bei einem Dritten genüge nicht. Das galt bis 2018. Seit den BMF-Schreiben vom 7. Dezember 2018 und 13. Juli 2020 zählt die Erreichbarkeit.

Der Begriff Leistungsempfänger taucht noch an einer zweiten Stelle auf: im Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge. Dort geht es darum, wer die Umsatzsteuer abführt. Was in solchen Rechnungen stehen muss, erklärt der Artikel Reverse Charge: Pflichtangaben auf der Rechnung.

2. Den Rechnungsempfänger kennt die Norm nicht

Im Alltag ist der Rechnungsempfänger die Stelle, an die die Rechnung geschickt wird: die zentrale Buchhaltung, die Hausverwaltung, der Einkauf der Konzernmutter. EN 16931 hat dafür keine eigene Partei. Es gibt Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger, Steuervertreter und die Lieferinformationen. Nur ZUGFeRD im Profil EXTENDED führt zusätzlich ein Element InvoiceeTradeParty. Wer im Standard-Profil EN 16931 oder als XRechnung fakturiert, muss die Zustellung anders lösen. Dafür gibt es drei Stellen:

• c/o-Zeile in der Käuferanschrift: Name des Leistungsempfängers in BT-44, die Anschrift der Verwaltung in der ersten Adresszeile (BT-50), „c/o Hausverwaltung Meier GmbH“ in der zweiten (BT-51).
• Elektronische Adresse des Käufers (BT-49): das Postfach, an das die E-Rechnung tatsächlich geht, etwa die Rechnungseingangs-Adresse der Verwaltung oder deren Peppol-ID.
• Ansprechpartner (BG-9): Eine Zeile wie „z. Hd. Frau Lang“ steht hier.

Unsere Empfehlung ist eindeutig: Leistungsempfänger als Käufer, Verwaltung als c/o-Zeile. Der naheliegende Fehler ist die umgekehrte Belegung, weil im Anschriftenfeld des PDFs die Verwaltung oben steht. Wer Rechnungen an Behörden schickt, kennt das Prinzip übrigens schon: Dort adressiert die Leitweg-ID in BT-10 die richtige Stelle, ohne dass der Käufer ein anderer wird.

3. Die Lieferadresse: BG-13

Wohin die Ware geht oder wo die Leistung erbracht wurde, steht in der Gruppe Lieferinformationen (BG-13). Sie ist optional und nur dann sinnvoll, wenn sie vom Käufer abweicht:

Zwei Regeln der Norm treffen die Lieferadresse direkt:

• BR-57: Eine Lieferanschrift braucht immer einen Ländercode. Straße und Ort ohne Land weist jeder Validator zurück.
• BR-IC-12: Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Steuerkategorie K) muss das Lieferland gefüllt sein, auch wenn sonst keine Lieferanschrift in der Rechnung steht.

Die Lieferadresse ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Am Bau lohnt sie sich trotzdem, weil die Baustelle den Auftrag identifiziert (mehr dazu im Artikel E-Rechnung im Handwerk). Im Handel verlangt der Kunde oft die Lieferstelle per GLN, und Firmen mit vielen Standorten buchen die Kosten darüber auf die richtige Niederlassung.

4. Der Zahlungsempfänger

Die vierte Rolle sitzt auf der anderen Seite. Bekommt jemand anderes als der Verkäufer das Geld, steht er in BG-10, mit Namen in BT-59 (Regel BR-17). Zwei typische Fälle: Factoring, bei dem nur an den Factor mit befreiender Wirkung gezahlt werden kann, und Online-Marktplätze, die das Geld für den Händler einsammeln. Der Verkäufer bleibt in beiden Fällen der Leistende, und seine Daten bleiben im Verkäufer-Block.

5. Das Beispiel als XML

Die Rechnung aus der Einleitung: Elektro Sommer tauscht im Treppenhaus der Lindenallee 12 die Beleuchtung. Den Auftrag hat die Lindenhof Objekt GmbH & Co. KG erteilt, die Rechnung soll zur Hausverwaltung Meier. So sieht der Käufer-Block aus, erzeugt mit finisma im Profil EN 16931 (CII):

<ram:BuyerTradeParty>
  <ram:Name>Lindenhof Objekt GmbH &amp; Co. KG</ram:Name>
  <ram:PostalTradeAddress>
    <ram:PostcodeCode>04109</ram:PostcodeCode>
    <ram:LineOne>Hauptstraße 1</ram:LineOne>
    <ram:LineTwo>c/o Hausverwaltung Meier GmbH</ram:LineTwo>
    <ram:CityName>Leipzig</ram:CityName>
    <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
  </ram:PostalTradeAddress>
</ram:BuyerTradeParty>

Die Objektgesellschaft ist Käufer. Die Verwaltung steht als c/o-Zeile in LineTwo, deren Straße in LineOne. Dazu kommt der Ort der Leistung als Lieferinformation:

<ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>
  <ram:ShipToTradeParty>
    <ram:Name>Lindenhof Objekt GmbH &amp; Co. KG</ram:Name>
    <ram:PostalTradeAddress>
      <ram:PostcodeCode>04105</ram:PostcodeCode>
      <ram:LineOne>Lindenallee 12</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Leipzig</ram:CityName>
      <ram:CountryID>DE</ram:CountryID>
    </ram:PostalTradeAddress>
  </ram:ShipToTradeParty>
  <ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
    <ram:OccurrenceDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260929</udt:DateTimeString>
    </ram:OccurrenceDateTime>
  </ram:ActualDeliverySupplyChainEvent>
</ram:ApplicableHeaderTradeDelivery>

Die vollständige Datei haben wir gegen den Validator mit den Geschäftsregeln der EN 16931 (Version 1.3.16) geprüft: gültig, ohne Fehler und ohne Warnung. Die Reihenfolge im Lieferblock legt das Schema fest: ShipToTradeParty steht vor dem Leistungsdatum.

6. Vier Fälle aus der Praxis

Die folgenden Fälle stammen aus Rechnungen und Anfragen, die bei finisma angekommen sind, anonymisiert und auf das Wesentliche gekürzt.

Zentrale und Niederlassung

Die Rechnung geht an die Buchhaltung in Berlin, die Leistung wurde in der Niederlassung Cottbus erbracht. Auf dem Beleg stand: „Leistungsempfänger: Muster GmbH, NL Ost, Werkstr. 5, 03048 Cottbus“. Es ist dieselbe Firma. Käufer bleibt die Muster GmbH mit der Berliner Anschrift, Cottbus wird Lieferadresse mit dem Namen samt Niederlassungszusatz. Hier wird nichts zur c/o-Zeile, weil es keinen Dritten gibt.

Die Baustelle in der Betreffzeile

Eine Schlussrechnung vom Bau hatte keine Lieferanschrift im Adressblock. Die Baustelle stand nur im Betreff: „Betr.: Vertragsnummer … für BV. …, in …“. Über diese Zeile ordnet die Buchhaltung des Bauherrn den Beleg dem Projekt zu. Sie gehört nach BG-13: „BV. …“ als Name, Ort und Postleitzahl als Anschrift, eine Straße muss nicht dabei sein.

Die Lieferstelle im Lebensmittelhandel

Ein Lieferant eines Lebensmittelgroßhändlers fragte an, wie die GLN der belieferten Filiale in die E-Rechnung kommt. Der Großhändler ordnet Rechnungen über diese Nummer dem Markt zu. Sie gehört in BT-71 und darf allein stehen: Stimmen Name und Anschrift der Filiale mit dem Käufer überein, bleibt BG-13 bis auf die GLN leer. Die GLN des Käufers selbst steht getrennt davon in BT-46.

Marktplatz mit fremdem Zahlungsempfänger

Eine Rechnung eines Online-Marktplatzes trug den Hinweis „Abweichender Zahlungsempfänger“ mit der IBAN eines Zahlungsdienstleisters. Verkäufer war der Händler, das Geld ging an den Dienstleister. Der Händler bleibt Verkäufer, der Dienstleister kommt nach BG-10, die IBAN in die Zahlungsangaben.

7. Was unsere Erkennung falsch gemacht hat

finisma liest beim Umwandeln einer PDF-Rechnung die Parteien automatisch aus. Für diesen Artikel haben wir am 15. Oktober 2026 nachgemessen, wie gut das bei abweichenden Empfängern klappt. Dazu haben wir erfundene Rechnungstexte je dreimal durch die Erkennung geschickt.

Zentrale und Niederlassung klappten in drei von drei Läufen. Die Hausverwaltung mit einer Eigentümergemeinschaft als Leistungsempfänger dagegen nicht: Jedes Mal stand die Verwaltung als Käufer in den Daten und die eigentliche Auftraggeberin nur als Lieferadresse. Genauso bei Holding und Tochter. Die Regel kannte nur den Fall „dieselbe Firma, andere Anschrift“. Zwei verschiedene Rechtsträger hatte sie nicht vorgesehen.

Wir haben die Regel am selben Tag ergänzt und mit neuen Fällen nachgemessen, deren Namen in der Regel nicht vorkommen. Mit der endgültigen Fassung stand der Leistungsempfänger in jedem vollständigen Lauf als Käufer. Ein Lauf brach an einem anderen Fehler ab: Die Erkennung lieferte einen leeren Leistungszeitraum, und die Reparatur drehte sich im Kreis. Das haben wir gleich mit behoben. Bei Hausverwaltung und Eigentümergemeinschaft stand die Verwaltung jedes Mal als c/o-Zeile in der Anschrift. Bei Konzernfirmen mit gleichem Namensstamm, etwa „Nordhafen Holding AG“ und „Nordhafen Logistik GmbH“, klappt das noch nicht: Dort fehlte die c/o-Zeile in sechs von acht Läufen, der Käufer stimmte trotzdem.

8. Prüfliste vor dem Versand

1. Käufer (BG-7) ist, wer den Auftrag erteilt hat.
2. Eine fremde Rechnungsanschrift steht als „c/o …“ in der zweiten Adresszeile.
3. Die elektronische Adresse (BT-49) zeigt auf das Postfach, das die Rechnung wirklich bearbeitet.
4. Eine Lieferadresse nur angeben, wenn sie abweicht, und dann immer mit Land.
5. Bei innergemeinschaftlicher Lieferung das Lieferland setzen, auch ohne Lieferanschrift.
6. Eine GLN der Lieferstelle gehört nach BT-71, die GLN des Käufers nach BT-46.
7. Ein abweichender Zahlungsempfänger kommt nach BG-10, der Verkäufer bleibt unverändert.

Ohne Upload geht es auch: Auf der Startseite können Sie kostenlos PDF in E-Rechnung umwandeln und eine empfangene E-Rechnung im ZUGFeRD-Viewer lesbar machen. Dort heißt der Käufer-Block „Käufer (Leistungsempfänger)“.

9. Häufige Fragen

Quellen und Einordnung

§ 14 Abs. 4 UStG; Abschnitt 14.5 Abs. 1, 2 und 4 sowie Abschnitt 15.2b Abs. 1 UStAE; BMF-Schreiben vom 7. Dezember 2018 und 13. Juli 2020 zur Anschrift in Rechnungen; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung. EN 16931-1 mit den Geschäftsregeln BR-17, BR-57 und BR-IC-12, CII-Syntax nach UN/CEFACT D16B. Das XML-Beispiel ist synthetisch und gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 geprüft. Der Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.