ZUGFeRD kostenlos erstellen: so geht es ohne Software-Kauf
Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen, ganz ohne teure Buchhaltungssoftware zu kaufen. Der schnellste Weg führt über eine PDF, die Sie ohnehin schon haben. Wichtig ist dabei nur eins: Am Ende muss ein gültiges Profil nach EN 16931 herauskommen, sonst kann der Empfänger die Rechnung nicht verbuchen. Dieser Ratgeber zeigt die wirklich gratis Wege, das richtige Profil und worauf Sie achten müssen.
1. Die kurze Antwort
Eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen geht auf mehreren Wegen. Der unkomplizierteste, wenn Sie bereits Rechnungen schreiben:
- Über einen Online-Konverter: Sie behalten Ihre gewohnte Vorlage, exportieren die Rechnung als PDF und erhalten eine hybride ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML zurück. Kein Programm, keine Installation.
- Über quelloffene Werkzeuge: Das Mustangproject etwa erzeugt und prüft ZUGFeRD gratis, verlangt aber Installation und Arbeit auf der Kommandozeile.
- Über vorhandene Software: Manche Rechnungsprogramme können ZUGFeRD direkt exportieren. Für wenige Rechnungen im Monat lohnt der Wechsel selten.
2. Was ZUGFeRD ist und warum es hybrid ist
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Technisch ist es ein hybrides Format: eine ganz normale PDF im Standard PDF/A-3, in die eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet wird. Das international identische Pendant heißt Factur-X und wird in Frankreich genutzt.
Der Clou liegt in dieser Doppelnatur. Der Empfänger öffnet die Datei und sieht ein lesbares Dokument wie immer. Seine Buchhaltungssoftware liest parallel das eingebettete XML aus und verbucht die Rechnung automatisch. Genau das unterscheidet ZUGFeRD von einer reinen PDF, die nur ein Bild ohne maschinenlesbare Felder ist.
Wie sich ZUGFeRD von der reinen XRechnung unterscheidet und wann welches Format passt, lesen Sie ausführlich im Ratgeber XRechnung kostenlos erstellen.
3. Die ZUGFeRD-Profile: welches Sie wirklich brauchen
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Sie legen fest, wie viele Daten im XML stecken. Das ist der Punkt, an dem viele Gratis-Lösungen scheitern: Ein zu schlankes Profil sieht aus wie eine E-Rechnung, erfüllt aber die gesetzliche Pflicht nicht.
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung gültig |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopf- und Summendaten | nein |
| BASIC WL | ohne Rechnungspositionen | nein |
| BASIC | einfache Rechnungen mit Positionen | ja, eingeschränkt |
| EN 16931 (COMFORT) | voller Umfang der Norm | ja, empfohlen |
| EXTENDED | zusätzliche Felder für komplexe Fälle | ja |
Die gute Nachricht: Ein guter Konverter erzeugt automatisch das Profil EN 16931, sodass Sie sich um diese Unterscheidung nicht kümmern müssen. Sie sollten aber wissen, dass es sie gibt, falls ein Empfänger eine Rechnung mit der Begründung ablehnt, das Profil sei zu schlank.
4. Die kostenlosen Wege im Überblick
Es gibt drei ernst zu nehmende Gratis-Wege zur ZUGFeRD-Rechnung. Welcher passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben und wie technisch Sie unterwegs sind.
| Weg | Geeignet für | Aufwand |
|---|---|---|
| PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter | vorhandene Vorlage behalten, wenige bis viele Rechnungen | gering, ohne Installation |
| Open Source (Mustangproject) | technisch versierte Nutzer, automatisierte Abläufe | hoch, Installation und Kommandozeile |
| ZUGFeRD-Export der eigenen Software | Nutzer, deren Programm den Export schon kann | einmalig prüfen, dann gering |
Der Konverter-Weg ist für die meisten kleinen Betriebe und Freiberufler der praktischste, weil Sie weiterarbeiten wie bisher. Wer ZUGFeRD aus Word oder Excel erzeugen will, findet die konkreten Anleitungen in den Ratgebern zur E-Rechnung mit Word und zur E-Rechnung mit Excel.
5. Schritt für Schritt: aus PDF wird ZUGFeRD
Dieser Weg ist am schnellsten, weil Sie Ihr gewohntes Layout behalten und nur den einen Schritt ergänzen, der bisher gefehlt hat: das strukturierte XML in der PDF.
Erstellen Sie die Rechnung in Ihrem gewohnten Programm, ob Word, Excel oder Ihre Rechnungssoftware. Achten Sie auf alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG: Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, vollständige Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., Positionen und Steuersätze.
Speichern Sie die Rechnung über Datei, Exportieren als PDF. Vermeiden Sie den Umweg über einen Drucker-Treiber, der ein reines Bild-PDF erzeugt. Nur ein Text-PDF lässt sich zuverlässig auslesen.
Laden Sie die PDF in den finisma-Konverter. Die Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und in strukturierte Felder nach EN 16931 überführt.
Kontrollieren Sie Beträge, Steuersätze und Datumsangaben. Das XML wird gegen die EN 16931 geprüft, bevor es freigegeben wird. So fallen fehlende Pflichtfelder sofort auf, bevor die Rechnung beim Empfänger landet.
Sie erhalten eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931. Diese gilt als gültige E-Rechnung im B2B und sieht für den Empfänger aus wie eine ganz normale PDF-Rechnung.
6. Worauf Sie bei Gratis-Tools achten müssen
Kostenlos ist gut, gültig ist Pflicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung, die der Empfänger nicht verbuchen kann, kostet am Ende mehr Zeit als sie spart. Drei Punkte entscheiden über die Qualität.
Prüfen Sie, in welchem Profil das Tool erzeugt. Liefert es nur MINIMUM oder BASIC WL, haben Sie keine vollwertige E-Rechnung. Sicher ist das Profil EN 16931 oder EXTENDED.
Ein gutes Werkzeug prüft das erzeugte XML gegen die offiziellen Regeln, bevor es die Datei freigibt. Fehlt diese Prüfung, merken Sie erst beim Empfänger, dass ein Pflichtfeld fehlt.
Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, korrekt ausgewiesene Steuersätze: Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formell ungültig, egal wie sauber das XML aufgebaut ist. Ein guter Konverter weist auf fehlende Felder hin.
Ob eine fertige Datei sauber aufgebaut ist und welches Profil sie trägt, sehen Sie am einfachsten mit einem Viewer. Im kostenlosen ZUGFeRD-Viewer öffnen Sie eine E-Rechnung im Browser und kontrollieren alle Felder. Welche Fristen für Empfang und Ausstellung gelten, steht kompakt im Pflicht-Guide zur E-Rechnungspflicht ab 2027.
7. Jetzt kostenlos eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Speichern Sie Ihre Rechnung als PDF und laden Sie sie hier hoch. Der Konverter extrahiert die Daten, validiert sie gegen EN 16931 und liefert eine gültige, hybride ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 zurück. Ohne Anmeldung, ohne Installation, ohne Kosten.
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8. Häufige Fragen zur kostenlosen ZUGFeRD-Rechnung
Die wichtigsten Antworten kompakt, für alle, die schnell eine Einschätzung brauchen.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung wirklich kostenlos erstellen?+
Ja. Der schnellste Gratis-Weg führt über einen Online-Konverter: Sie laden eine vorhandene PDF hoch und bekommen eine hybride ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931 zurück. Daneben gibt es quelloffene Werkzeuge wie das Mustangproject, die ebenfalls gratis sind, aber Installation und etwas technisches Wissen verlangen.
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF und einer ZUGFeRD-Rechnung?+
Eine PDF ist ein digitales Abbild und enthält keine maschinenlesbaren Rechnungsfelder. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger sieht weiterhin ein lesbares Dokument, seine Buchhaltung liest aber zusätzlich die strukturierten Daten automatisch aus. Erst dieses XML macht aus der Datei eine gültige E-Rechnung.
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die E-Rechnungspflicht?+
Für die gesetzliche Pflicht brauchen Sie mindestens das Profil EN 16931 (früher COMFORT). Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nur Kopf- oder Buchungsdaten und gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als vollständige E-Rechnung. EXTENDED erfüllt die Norm ebenfalls und bietet zusätzliche Felder für komplexe Fälle.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?+
Nein, aber beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist ein reines XML ohne sichtbare Seite und wird vor allem von Behörden verlangt. ZUGFeRD ist hybrid: eine lesbare PDF mit eingebettetem XML. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist praktischer, weil der Empfänger ohne Spezialsoftware ein Dokument sehen kann.
Brauche ich für ZUGFeRD eine Leitweg-ID?+
Im reinen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen nicht. Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Fakturieren Sie an eine Behörde, brauchen Sie diese ID, und oft wird dort das XRechnung-Profil verlangt.
Muss ich für ZUGFeRD Software installieren?+
Nein. Ein Online-Konverter läuft im Browser und braucht keine Installation. Nur die quelloffenen Kommandozeilen-Werkzeuge müssen Sie lokal einrichten. Programme, die ZUGFeRD direkt exportieren, sind eine Option, aber für ein paar Rechnungen im Monat selten nötig.
Wie prüfe ich, ob meine ZUGFeRD-Rechnung gültig ist?+
Öffnen Sie die Datei in einem Viewer, der das eingebettete XML anzeigt, und kontrollieren Sie alle Felder. Wichtig sind Rechnungsnummer, vollständige Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., korrekte Steuersätze und ein gültiges Profil ab EN 16931. Ein guter Konverter validiert das XML schon vor dem Download.
Ab wann ist ZUGFeRD für mich Pflicht?+
Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. ZUGFeRD ist eines der zulässigen Formate, um diese Pflicht zu erfüllen.