XRechnung kostenlos erstellen: die besten Möglichkeiten 2026
Eine XRechnung kostenlos erstellen geht, ohne dafür ein teures Buchhaltungsprogramm zu kaufen. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, an wen Sie fakturieren. Für Behörden gibt es offizielle Gratis-Portale, für Geschäftskunden führt der schnellste Weg über eine vorhandene PDF. Dieser Ratgeber zeigt die wirklich kostenlosen Optionen, ihre Grenzen und wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist.
1. Die kurze Antwort
Sie können eine XRechnung kostenlos erstellen, und zwar auf mehreren Wegen. Welcher passt, entscheidet der Empfänger:
- An eine Behörde (B2G): Bund und Länder betreiben kostenlose Web-Portale mit einer Eingabemaske. Sie tippen die Rechnung ein, das Portal erzeugt die XRechnung als XML und leitet sie weiter.
- An ein Unternehmen (B2B): Hier ist ein kostenloser Konverter der schnellste Weg. Sie behalten Ihre gewohnte Vorlage, exportieren als PDF und erhalten eine gültige E-Rechnung nach EN 16931 zurück.
- Mit technischem Hintergrund: Quelloffene Werkzeuge wie das Mustangproject sind ebenfalls gratis, verlangen aber Installation und Kommandozeile.
2. XRechnung oder ZUGFeRD: was Sie wirklich brauchen
Viele suchen nach „XRechnung erstellen", brauchen aber eigentlich nur eine gültige E-Rechnung. Beide gängigen Formate erfüllen die Norm EN 16931. Der Unterschied liegt im Aufbau und im typischen Einsatzgebiet.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD ab 2.0 |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML, keine sichtbare Seite | PDF mit eingebettetem XML (hybrid) |
| Typischer Empfänger | öffentliche Auftraggeber (B2G) | Unternehmen (B2B) |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, als PDF |
| Leitweg-ID nötig | ja, im B2G Pflicht | nein |
| Gültige E-Rechnung | Ja | Ja |
Praktisch heißt das: Fakturieren Sie an eine Behörde, kommen Sie um die XRechnung kaum herum, weil viele Portale dieses Format verlangen. Schreiben Sie an andere Unternehmen, ist ZUGFeRD meist angenehmer, weil der Empfänger weiterhin ein lesbares PDF in der Hand hält und seine Buchhaltung trotzdem das XML automatisch verarbeitet. Beide Formate sind rechtlich gleichwertig.
Welche Fristen für Empfang und Ausstellung gelten, lesen Sie kompakt im Pflicht-Guide zur E-Rechnungspflicht ab 2027.
3. Die kostenlosen Wege im Überblick
Es gibt vier ernst zu nehmende Gratis-Wege zur E-Rechnung. Jeder hat seinen Anwendungsfall.
| Weg | Geeignet für | Aufwand |
|---|---|---|
| Behörden-Portal ZRE / OZG-RE | Rechnungen an die öffentliche Hand | Web-Maske, kein Tool |
| PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter | B2B, vorhandene Vorlage behalten | gering, ohne Installation |
| Open Source (Mustangproject) | technisch versierte Nutzer, viele Rechnungen | hoch, Installation nötig |
| Online-Generator mit Formular | Einzelrechnungen ohne Vorlage | mittel, alles neu eintippen |
4. Kostenlos über das offizielle Behörden-Portal
Wer an die öffentliche Verwaltung fakturiert, nutzt am besten die offiziellen, gebührenfreien Portale. Der Bund betreibt die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), viele Länder die OZG-konforme Plattform (OZG-RE). Beide bieten eine Weberfassung an: Sie geben die Rechnungsdaten in ein Formular ein, das Portal erzeugt daraus eine gültige XRechnung.
- Im passenden Portal registrieren (Bund: ZRE, Land: OZG-RE oder Landesportal).
- Leitweg-ID des Empfängers bereithalten, sie steht in der Bestellung oder im Auftrag.
- Rechnungsdaten in die Weberfassung eintragen: Positionen, Steuersätze, Bankverbindung.
- XRechnung erzeugen lassen und direkt an die Behörde übermitteln.
Der Vorteil: Es ist offiziell, kostenlos und immer auf dem aktuellen Stand der Spezifikation. Der Nachteil: Sie tippen jede Rechnung neu ein, und für reine B2B-Kunden hilft das Portal nicht weiter. Genau dort spielt der Konverter-Weg seine Stärke aus.
5. Schritt für Schritt: aus PDF wird E-Rechnung
Für Rechnungen an Geschäftskunden ist dieser Weg am schnellsten. Sie behalten Ihr gewohntes Layout in Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm und ergänzen nur den einen Schritt, der bisher gefehlt hat: das strukturierte XML.
Schreiben Sie die Rechnung in Word, Excel oder Ihrem gewohnten Programm. Achten Sie auf alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG: Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, vollständige Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr., Positionen, Steuersätze.
Speichern Sie die Rechnung über Datei, Exportieren, PDF/XPS-Dokument erstellen. Vermeiden Sie den Umweg über einen Drucker-Treiber, der ein Bild-PDF erzeugt. Nur ein Text-PDF lässt sich zuverlässig auslesen.
Laden Sie die PDF in den finisma-Konverter. Die Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und in strukturierte Felder nach EN 16931 überführt.
Kontrollieren Sie Beträge, Steuersätze und Datumsangaben. Der Konverter validiert das XML gegen die EN 16931, bevor er es freigibt. So fallen fehlende Pflichtfelder sofort auf.
Sie erhalten eine hybride ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Diese gilt als gültige E-Rechnung im B2B und sieht für den Empfänger aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung.
Wie der gleiche Weg konkret aus einer Office-Vorlage aussieht, zeigen die Ratgeber zur E-Rechnung mit Excel und zur E-Rechnung mit Word.
6. Worauf Sie bei Gratis-Tools achten müssen
Kostenlos ist gut, gültig ist Pflicht. Eine E-Rechnung, die der Empfänger nicht verbuchen kann, kostet am Ende mehr Zeit als sie spart. Drei Punkte entscheiden über die Qualität.
Ein gutes Werkzeug prüft das erzeugte XML gegen das offizielle Schematron, bevor es die Datei freigibt. Fehlt diese Prüfung, merken Sie erst beim Empfänger, dass ein Pflichtfeld fehlt.
XRechnung und ZUGFeRD werden weiterentwickelt. Ein Tool, das auf einem veralteten Profil hängen bleibt, erzeugt Rechnungen, die moderne Eingangssysteme ablehnen. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Version aktiv pflegt.
Rechnungsnummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, korrekt ausgewiesene Steuersätze: Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formell ungültig, egal wie schön das XML aussieht. Ein guter Konverter weist auf fehlende Felder hin.
Ob eine fertige Datei sauber aufgebaut ist, sehen Sie am einfachsten mit einem Viewer. Im kostenlosen ZUGFeRD-Viewer öffnen Sie eine E-Rechnung im Browser und kontrollieren alle Felder.
7. Jetzt kostenlos eine E-Rechnung erstellen
Speichern Sie Ihre Rechnung als PDF und laden Sie sie hier hoch. Der Konverter extrahiert die Daten, validiert sie gegen EN 16931 und liefert eine gültige, hybride ZUGFeRD-PDF zurück. Ohne Anmeldung, ohne Installation, ohne Kosten.
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8. Häufige Fragen zur kostenlosen XRechnung
Die wichtigsten Antworten kompakt, für alle, die schnell eine Einschätzung brauchen.
Kann ich eine XRechnung wirklich kostenlos erstellen?+
Ja. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bieten Bund und Länder kostenlose Web-Portale (ZRE und OZG-RE) mit einer Eingabemaske an. Für den B2B-Bereich kommen Sie über einen kostenlosen Konverter am schnellsten ans Ziel: vorhandene PDF hochladen, gültige E-Rechnung im EN-16931-Format zurückbekommen. Auch quelloffene Werkzeuge wie das Mustangproject sind gratis, setzen aber technisches Wissen voraus.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?+
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnung. Es wird vor allem im Geschäft mit Behörden (B2G) verlangt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine ganz normale PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die EN 16931 und gelten als gültige E-Rechnung. Im B2B ist ZUGFeRD meist praktischer, weil der Empfänger weiterhin ein lesbares PDF sieht.
Brauche ich für eine XRechnung eine Leitweg-ID?+
Für Rechnungen an Behörden ja. Die Leitweg-ID adressiert die empfangende Stelle eindeutig und ist in der XRechnung ein Pflichtfeld. Ihren konkreten Wert bekommen Sie vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber. Im reinen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig.
Welches kostenlose Tool eignet sich für Rechnungen an Unternehmen?+
Für B2B-Rechnungen ist ein PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter der schnellste Weg. Sie behalten Ihre gewohnte Vorlage in Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm, exportieren als PDF und lassen daraus eine gültige E-Rechnung erzeugen. Das XML wird gegen EN 16931 validiert und in die PDF eingebettet.
Ist ein aus Word oder Excel gespeichertes PDF schon eine XRechnung?+
Nein. Ein PDF ist ein digitales Bild und enthält keine maschinenlesbaren Rechnungsfelder. Erst das strukturierte XML nach EN 16931 macht eine Datei zur E-Rechnung. Bei XRechnung ist das XML die ganze Rechnung, bei ZUGFeRD steckt es zusätzlich in der PDF.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?+
Ein gültiges Format folgt dem KoSIT-Schematron und enthält alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG. Sie können das XML mit einem Viewer öffnen und alle Felder kontrollieren. Wichtig sind eine korrekte Rechnungsnummer, vollständige Adressdaten, der richtige Steuersatz und (im B2G) die Leitweg-ID.
Muss ich für eine kostenlose XRechnung Software installieren?+
Nein. Die offiziellen Portale ZRE und OZG-RE laufen im Browser, und ein Online-Konverter braucht ebenfalls keine Installation. Nur die quelloffenen Kommandozeilen-Werkzeuge setzen eine lokale Installation voraus.
Ab wann ist die E-Rechnung für mich Pflicht?+
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028. Wer an Behörden fakturiert, stellt die XRechnung schon heute aus.
Quellen und weiterführende Informationen
- KoSIT: XRechnung-Spezifikation und Schematron
- E-Rechnung des Bundes: ZRE und OZG-RE
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD-Spezifikation
- Paragraf 14 UStG: Pflichtangaben einer Rechnung